В Україні триває перехід на електронний облік трудової діяльності, який має спростити ведення кадрових даних, зменшити паперовий документообіг і мінімізувати ризики втрати важливої інформації через пошкодження чи втрату документів.

Громадян закликають не відкладати оцифрування трудових книжок, адже саме від повноти даних залежить коректний облік страхового стажу, необхідного для призначення пенсії. Електронна система дозволить у майбутньому контролювати стаж онлайн та навіть оформлювати пенсію без особистого звернення до Пенсійного фонду.

Перехід на електронні трудові книжки в Україні розпочався після ухвалення відповідного закону у 2021 році. Відтоді дані про трудову діяльність працівників поступово переводяться в цифровий формат. Для цього передбачили п’ятирічний перехідний період, протягом якого роботодавці та громадяни мали подати скан-копії паперових документів.

За даними Пенсійного фонду, вже подано понад 11,3 млн сканованих трудових книжок, однак процес ускладнився через повномасштабну війну. Частина документів залишилася на тимчасово окупованих територіях, а також у зоні бойових дій. Окремо не всі дані подали військовослужбовці, які не мали такої можливості, а деякі роботодавці досі не передали необхідні відомості.

У парламенті зареєстровано законопроєкт, який пропонує продовжити строк оцифрування на період дії воєнного стану та ще три роки після його завершення, однак документ поки що не ухвалено.

Водночас у Пенсійному фонді наголошують: навіть після завершення перехідного періоду відповідальність за неподання сканів наразі не передбачена, а система продовжує приймати документи.

Найбільше ризиків стосується періоду трудового стажу до 2004 року. Саме тоді в Україні ще не існувало єдиної електронної бази, тому підтвердження таких даних можливе лише на підставі паперових документів. Натомість стаж після 2004 року вже зберігається в електронних реєстрах автоматично, оскільки облік страхових внесків ведеться роботодавцями щомісяця.

Щоб оцифрувати трудову книжку самостійно, необхідно авторизуватися на вебпорталі Пенсійного фонду за допомогою КЕП або «Дія.Підпису», заповнити дані про трудову діяльність, завантажити скан-копії документів та підписати заявку електронним підписом. Подати документи можна навіть із-за кордону.

Скановані копії мають відповідати технічним вимогам: бути кольоровими, чіткими, з повною інформацією, у форматі JPG або PDF та розміром до 1 МБ. Окремо подаються документи про освіту, військову службу, відпустку по догляду за дитиною, а також підтвердження зміни прізвища за потреби.

У разі втрати трудової книжки стаж можна підтвердити через довідки з підприємств, архівів або інші офіційні документи — зокрема накази, табелі обліку чи довідки про зарплату.

Статус опрацювання поданих документів можна перевірити в особистому кабінеті ПФУ. Після завершення обробки даних стаж буде враховано в електронному реєстрі, а в майбутньому пенсія може призначатися автоматично.