Щоб оформити путівку, одному з батьків або законному представнику потрібно подати заяву та засвідчити статус військовослужбовця чи ветерана. Підтвердити належність до категорії захисників можна копією посвідчення учасника бойових дій (або е-посвідченням), а у разі безпосередньої служби – довідкою за формою № 5. Якщо військовий перебуває в полоні, зник безвісти чи загинув, необхідно надати відповідні довідки територіальних центрів комплектування, РЄЄДР або судові рішення, а у разі надання статусу особи з інвалідністю внаслідок війни – відповідне посвідчення. Також додається копія свідоцтва про народження дитини. Статус ветерана може бути підтверджений витягом з Єдиного державного реєстру ветеранів війни.

Комплект документів разом із заявою приймають в офісі «Я-Ветеран» на площі Молодіжній, 1Б, а також у школі, де навчається дитина. Після реєстрації пакет скеровують до профільних служб, які формують списки на заїзди та забезпечують дітей місцями в таборі.

Міська влада наголошує, що оздоровчий заклад має безпечні укриття, сучасні умови проживання, збалансоване харчування й програму активного відпочинку. Усі зміни в таборі фінансуються з міського бюджету, а путівки для родин військовослужбовців є повністю безкоштовними.